비지니스 메일, 직장에서 공용메일을 쓰는 경우도 있고, 개인 메일주소를 쓰는 경우도 있습니다.
특히 공용 메일을 쓸 경우에는 직장의 모든 사람들이 내가 쓴 메일을 열람 할 수 있기 때문에
특히 주의해야하는 경우가 많습니다.
저같은 경우도 주로 공통적으로 알아야 할 사항이 많아
공용 메일을 사용하는 경우가 많았었는데요.
자료를 찾다가 다른 직원이 보낸 메일을 보낸 것을보고 놀란적이 많았습니다.
기본적인 맞춤법을 지키지 않는다거나 오타가 심각하게 났는데도 나몰라라 보낸경우, 첨부파일을 수시로 빠트리고 보낸 경우 말투가 친구에게 보내는 말투 등 문서 작성에 서툰 경우를 종종 보았습니다.
하지만 윗 사람들은 안보는 척 이런 디테일들을 다 지켜보고 있고,
심지어는 지적을 당할 수 있기 때문에 미리 배워보는 시간을 가져보겠습니다.
1. 비지니스 메일, 인사로 시작하기
메일을 쓸 때는 먼저 인사를 해야합니다. 내가 어디 회사 사람인지 어느팀 누구인지
공손하게 밝히고 본론에 들어가야 합니다.
고위 인사자 같은 경우는 생략하는 경우도 있지만 직원 입장이라면 무조건 인사는 하고 시작하는 것이 좋습니다.
내용만 전달하면 되겠지 라는 마음으로 첨부파일과 함께 검토부탁드립니다. 라던지
확인 부탁드립니다 라고만 보내면 입장 바꿔 생각해도 검토 해주고 싶지 않습니다.
메일의 말투나 기본을 지키는 모습이 내 하나의 이미지가 됩니다.
그런데 너무 잘하려고 ^^** 이런 이모티콘들을 남발하는 것은 추천드리지 않습니다.
일 잘하는 사람처럼 보이려면 기본만 깔끔하게 지키는 편이 좋습니다.
날씨가 좋다는 둥 쓸데없는 사설은 배제하도록 합시다.
2. 짧고 간결하게, 정확한 내용으로 보낼 것
메일은 정보 전달을 위한 것 입니다.어떻게 하면 상대방이 이 메일을 보고 한번에 내가 말하는 내용을
파악할 것인지에 요점을 두고 내용을 전달해야합니다.
회사는 항상 바쁘게 돌아가기 때문에 나의 긴 서사를 읽어 주기가 힘듭니다.
문장은 가능한 한 짧고 간결하게 해서 보는사람 눈이 편하게 하는것이 좋습니다.
전달할 내용이 여러가지라면 넘버링을 하거나 내용을 분리하는 것을 추천드립니다.
내용이 길어져도 어떤 것들을 전달하려고 하는지 한눈에 파악할 수 있게 하고,
회신 받을 때도 그에 대한 내용을 개별적으로 받을 수 있도록 넘버링 하는것을 추천드립니다.
그리고 내용 안에 두 세번 말이 왔다갔다 하는 일이 없도록
빠진 내용이 없는지 검토한 뒤 보냅니다.
가장 중요한 납기일이라던지, 계좌번호라던지 두번 물어보는 일이 없도록
중요한 내용은 글씨체를 두껍게 한다던지 색을 다르게 표시해서 상대방이 파악하기 쉽도록 합니다.
초반에도 언급한 내용이지만 첨부파을 꼭 삽입해야하는 경우라면 잊지말고 전송버튼을 누르기전에
첨부파일을 삽입했는지 확인합니다.
첨부파일 삽입 시 제목도 상대방이 알아보기 편하게 신경써서 바꿔서 보내는 것이 좋습니다.
3. 정확한 내용만큼 보기 쉬운 제목으로
내용이 정확하고 보기 쉬운것도 아주 중요하지만 제목부터 상대방이 ‘아 이내용으로 이 회사에서 메일을 보냈겠구나’
파악할 수 있게 보기 편하고 짧고 내용은 다 들어갈 수 있게 보내는 것이 좋습니다.
거래처에 보낼때는 제목앞에 회사명을 적어주는 것도 좋습니다.
공용 메일 또는 그냥 직장인들 메일에는 하루에도 수십건씩 메일이 쌓이는데
나중에 전에 받은 메일을 찾을 때 제목만 검색해서 찾을 수 있도록
회사 명, 내용의 핵심등을 잘 파악해서 보냅니다.
그리고 보내기 전, 가장 기본적인 수신자와 참조자가 내가 보내려고 하는 사람들이 맞는지 잘 확인하고 보냅니다.
실컷 보냈다고 생각했는데 메일이 안왔다고 거래처에서 연락오는 일이 없어야 하고,
아주 중요파일인데 다른 거래처로 보내져서 중요 단가나 회사 기밀문서가 공개된다거나 하는
불상사를 막아야 합니다.
다시 한 번 체크하는데는 시간이 10초도 걸리지 않지만
일 수습하는데는 엄청난 시간이 소요된다는걸 항상 기억하고 있어야 합니다.
4. 마지막 체크 할 것들
마지막으로 메일을 다 쓴 뒤에 맞춤법이 다 맞는지, 오탈자는 없는지 체크합니다.
아무리 좋은 내용을 간결하게 잘 썼다하더라도 맞춤법이 틀려 있으면 그 메일은 좋은 메일로 보기 힘듭니다.
자주 맞춤법이 틀린 메일을 보내게 되면
그게 그 사람의 이미지가 되어버리기 때문에 특히 조심해야 합니다.
그리고 저같은경우는 글씨체도 통일하고 제목과 본문의 글씨크기
그리고 문단의 앞부분이 일자로 정렬 되어 있는지 하나하나 체크한 뒤 보냅니다.
직장인들의 메일 밑에 직장 주소, 담당자 이름 , 직통 번호가 적혀있는 명함을 이미지로 넣어주면 가장 좋고
이미지가 없으면 써주는 것이 편리합니다.
특히나 휴가를 가야한다거나 다음날 연차등 자리를 비울 땐 꼭 부재중임을 알리고
비상 연락처 등을 남기고 가는것이 좋습니다.
메일을 받는 사람이 아주 예민한 상사라고 생각하고 하나하나 고쳐서 보내다보면
처음엔 이렇게 까지 해야하나 싶지만, 그게 나의 버릇이 되고 결국 나의 이미지가 됩니다.
메일만 남들보다 조금 신경써서 보냈을 뿐인데, 꼼꼼하다는 이미지가 각인 될 수 있습니다.
메일을 보내는 순간 다른사람의 메일 서버에 고스란히 남아 있기 때문에
나의 이미지를 쌓아가는거라 생각하고 메일 하나로 일잘러 이미지로 한단계 상승해봅시다!